Progetto a forfait? Meglio gli sprint.

Moze è uno studio di designer e developer. Progettiamo e sviluppiamo prodotti digitali come siti web, applicazioni web e mobile app. I nostri clienti sono imprenditori, startup tecnologiche e manager responsabili dell’innovazione all’interno di grandi aziende.

L’innovazione è l’ingrediente principale di tutti i progetti su cui lavoriamo. Per innovare bisogna essere rapidi e flessibili, disposti a mettere continuamente in discussione le proprie idee. L’unica costante dell’innovazione è il cambiamento.

Innovare “a forfait”: perché non funziona

All’inizio del nostro percorso abbiamo lavorato a questo genere di progetti con un approccio tradizionale: il cliente arrivava e ci raccontava la sua idea, lo aiutavamo a tradurla in un elenco di funzionalità e, su questa base, presentavamo un’offerta a forfait per il design e lo sviluppo del software.

Dopo pochi anni ci siamo resi conto che così non funzionava: la necessità di definire specifiche dettagliate prima di iniziare il progetto costringeva noi e i nostri clienti ad un grande sforzo. Questo sforzo diventava enorme nei (molti) casi in cui il cliente era un’azienda in fase di startup, che chiedeva il nostro supporto mentre ancora stava perfezionando la propria idea, il modello di business e il budget.

Inoltre, questo sforzo non veniva solitamente ripagato dalla creazione del prodotto “giusto”. L’intero team di progetto finiva per focalizzarsi per mesi più su aspetti tecnici che sulla value proposition di ciò che stava creando. Il tipo di accordo tra noi e i nostri clienti rendeva complesso modificare in corso d’opera le specifiche del prodotto e il piano di lavoro, anche quando la conoscenza accumulata nel frattempo avrebbe suggerito una revisione critica dello scope di progetto.

Agile: non è solo roba da developer

Al contrario dei contratti con i nostri clienti, l’organizzazione del lavoro all’interno del nostro team è sempre stata piuttosto snella e flessibile. I nostri developer hanno scelto dall’inizio di seguire i principi della metodologia Agile, definendo un workflow presto adottato anche dai designer del team.

Ci siamo chiesti se fosse possibile trasferire questo stesso approccio anche sul piano della relazione tra cliente e fornitore. Nella primavera del 2015 ci ha risposto Jacopo Romei, che durante un workshop a Bologna ha condiviso con noi la sua esperienza come Agile Coach. Jacopo ci ha detto: “Si può fare, io l’ho fatto. Ma non sempre funziona”. Grazie ai suoi consigli abbiamo messo a fuoco rischi e opportunità di un cambiamento così impattante sull’attività commerciale e sull’intero modello aziendale. Gli interrogativi erano molti: riusciremo a convincere i clienti ad utilizzare una tipologia di contratto alternativo, fortemente basato sulla fiducia reciproca, che definisce e tutela un approccio più che il deliverable finale di progetto? Riusciremo a rendere i clienti parte attiva nel processo di Product Development, condizione necessaria per lavorare in modo davvero Agile?

Alcune settimane dopo, incontrando un nuovo potenziale cliente, abbiamo proposto per la prima volta di definire la collaborazione con noi tramite contratti agili, che prevedono l’organizzazione del lavoro in sprint (periodi sempre uguali per durata e risorse allocate), la condivisione costante di una roadmap di alto livello, la definizione di obiettivi di dettaglio all’inizio di ogni sprint e la possibilità di rivedere durante il percorso le attività previste per gli sprint futuri. Si può lavorare per due, tre o sei mesi, fino a quando ce n’è bisogno. La fiducia è il cardine del rapporto tra le parti.

Ha funzionato. Quel cliente è stato il primo di una lunga serie. La crescente diffusione dei concetti chiave di Agile e Lean, non solo nell’ecosistema startup ma anche all’interno delle grandi organizzazioni, ci ha facilitati nel proporre un approccio al Product Development spesso di rottura rispetto agli standard, ma facilmente compreso da tutti per i grandi vantaggi che comporta.

Contratti agili in Moze: i risultati

Oggi, a quattro anni dal primo esperimento, oltre il 60% del nostro fatturato è generato da contratti agili. La loro flessibilità ci ha permesso di stabilire con molti clienti rapporti continuativi, a volte anche su più progetti gestiti all’interno di uno stesso framework contrattuale. Grazie ai contratti agili abbiamo costruito con i nostri clienti veri rapporti di fiducia, partnership professionali il cui valore va spesso oltre i progetti su cui si collabora.

Ci sono state anche alcune esperienze negative. I contratti agili richiedono che entrambe le parti condividano un approccio organizzativo e il focus sugli obiettivi, riescano ad allocare stabilmente risorse del proprio team sul progetto, siano disposte a mettere in discussione il perimetro di progetto in base al budget disponibile e agli altri vincoli esistenti. Insomma, chi firma un contratto agile dovrebbe sempre anche sposare la filosofia di lavoro sottesa.

Per concludere

Innovare richiede una continua esposizione di sé stessi e della propria azienda al cambiamento. Per poterlo fare in modo efficace è indispensabile che tutti gli strumenti adottati – inclusi i contratti con partner strategici – siano flessibili e consentano il più possibile alle persone di lavorare libere da vincoli rigidi. Nell’ambito del design e dello sviluppo software, riteniamo per esperienza che i contratti agili siano uno strumento eccellente, utile a portare sul giusto binario il rapporto tra cliente e fornitore.