Designer e cliente: tecniche pratiche per collaborare efficacemente

Progettare, sviluppare e gestire un prodotto digitale è un processo per sua natura a tratti imprevedibile e che presenta molte sfide su vari fronti: dalla tecnologia al business, dal marketing all’esperienza utente.

Per un founder o manager responsabile di un progetto in fase di startup o di un prodotto digitale in forte crescita, è facile cadere nella tentazione di gestire tutti questi aspetti organizzando continue riunioni con molti membri del suo team. Un approccio istintivo e poco organizzato può indurre a perdersi tra i tanti fronti aperti, lasciando la sensazione di aver consumato molte energie senza ottenere progressi significativi.

In Moze abbiamo imparato che la chiave è semplificare. Semplificare i processi e i meeting, riducendo i fronti aperti paralleli, rimuovendo complessità. In questo modo è davvero possibile rendere la collaborazione più efficace.

In questo articolo condividiamo alcune tecniche pratiche che utilizziamo per collaborare efficacemente con i nostri clienti:

• Definisci gli obiettivi
• Semplifica il processo
• Comunica regolarmente
• Usa tool di collaborazione visiva

Definisci gli obiettivi

All’inizio di ogni progetto è fondamentale stabilire una comprensione chiara e condivisa degli obiettivi da raggiungere e delle aspettative che il cliente ripone sulla collaborazione con noi.

Prestare particolare attenzione a questa fase è essenziale per orientare gli sforzi nella giusta direzione fin dal principio, aumentando le probabilità di successo sia nel breve che nel lungo periodo.

Talvolta, quando la dimensione o la complessità del progetto lo richiede, questa fase iniziale può diventare un vero e proprio progetto di analisi, preliminare alla definizione di un piano di lavoro esecutivo. 

Ecco gli strumenti principali che utilizziamo in questa fase, a seconda della necessità specifiche di ogni progetto:

User Research

Quando è necessario approfondire la conoscenza delle necessità delle persone a cui il progetto si rivolge, prima di iniziare a progettare il prodotto, utilizziamo la User Research.

Tra le varie tecniche di User Research esistenti, noi utilizziamo abitualmente le interviste e i sondaggi, utili ad acquisire informazioni preziose sulle preferenze, le abitudini e le sfide degli utenti in relazione ai problemi che il prodotto vorrebbe risolvere.

La conoscenza acquisita grazie alla ricerca aiuta il cliente ad identificare le funzionalità chiave del prodotto e a definire gli obiettivi del progetto.

UX Analysis

Quando il cliente ha bisogno di identificare i problemi in un prodotto digitale esistente, utilizziamo la UX Analysis, ovvero un’analisi dei problemi e delle opportunità di miglioramento del prodotto. 

Questo tipo di analisi, che si conclude con la creazione di un documento di sintesi, aiuta il team di progetto a vedere con chiarezza quali sono le esigenze di business e le aspettative degli utenti e, infine, ad elaborare un approccio operativo.

Co-design Workshop

Progettare insieme al cliente è molto utile per aiutarlo a definire il perimetro di un primo rilascio, soprattutto nel caso in cui lui si sia rivolto a noi avendo una chiara visione del prodotto ma senza aver ancora identificato delle specifiche funzionalità.

Nel corso degli anni abbiamo messo a punto il nostro Co-design Workshop, un processo in cui il nostro team collabora con il cliente alla definizione delle principali caratteristiche di UX e tecnologiche di un nuovo prodotto digitale, accompagnandolo attraverso attività di comprensione, mappatura delle funzionalità, creazione di wireframe e di bozze di interfaccia utente, analisi tecnica e stime dell’effort che si renderà necessario per realizzare il prodotto.

Questo processo aiuta il team ad identificare le caratteristiche di maggior valore per gli utenti e a pianificare lo sviluppo delle funzionalità in base alla loro importanza e fattibilità, considerando anche i vincoli di budget e di tempo.

Semplifica il processo

All’inizio di un nuovo progetto, è importante scegliere sempre il processo più semplice possibile per arrivare al risultato finale desiderato.

Ciò è possibile selezionando accuratamente i framework e le metodologie da impiegare, in modo da identificare il processo che richiede meno risorse, che può essere completato entro le tempistiche richieste e che soddisfa le esigenze del cliente.

In primo luogo, quando il processo è semplice e diretto, il designer e il cliente sono aiutati a concentrarsi sulle attività principali, senza disperdere le energie su aspetti superflui o secondari. In questo modo il progetto può essere completato rapidamente e centrando l’obiettivo che ci si era prefissati.

In secondo luogo, un processo semplice e trasparente migliora la comunicazione e di conseguenza la soddisfazione del cliente, che si sente così in grado di comprendere chiaramente ciò che sta accadendo e quali sono i prossimi passi previsti.

In ultimo, semplificare il processo può ridurre i costi complessivi del progetto. Ciò è dovuto al fatto che ci saranno meno riunioni, revisioni e correzioni necessarie, il che significa che meno tempo e denaro verranno spesi su queste attività. 

Ecco alcuni consigli pratici su come rendere il processo di collaborazione più semplice:

• Condividi all’inizio del progetto una timeline precisa delle attività e dei momenti di confronto, per allineare le aspettative e prevenire fraintendimenti. 
• Aggiorna di frequente la timeline e ottimizza le attività in base all’evoluzione del progetto per dirigere costantemente le risorse verso gli obiettivi.
• Usa metodologie di collaborazione particolarmente articolate (come, ad esempio, Scrum) solo quando esse generano un vantaggio evidente. Evita di aggiungere complessità quando non è necessario.

Comunica regolarmente

La comunicazione regolare è fondamentale per garantire che il cliente sia aggiornato sui progressi del progetto e che eventuali problemi o preoccupazioni siano affrontati tempestivamente.

Al contrario, lasciar passare lunghi periodi tra i vari aggiornamenti aumenta il rischio di incomprensioni e può portare il team di progetto ad essere meno efficiente.

Per gestire la comunicazione con il cliente durante il progetto:

• Programma meeting regolari, brevi e mirati, comunicando con anticipo un’agenda dei punti da trattare e invitando solo chi è direttamente coinvolto nel progetto. Un meeting breve riduce il rischio di ritrovarsi a parlare di questioni non pertinenti o ripetitive e aiuta a focalizzarsi sugli obiettivi importanti. Inoltre, un meeting breve può essere organizzato più facilmente e richiedere una preparazione più snella, permettendo un prezioso risparmio di tempo a tutti i partecipanti.
• Condividi i progressi spesso e con anticipo, prima che il risultato finale sia già definito. Raccogliere frequentemente feedback dal cliente ti aiuterà ad assicurarti di stare lavorando nella giusta direzione e ti permetterà di ridurre il numero di revisioni necessarie.
• Usa la chat per favorire la comunicazione asincrona e consentire al cliente di condividere risposte e idee in base alla sua disponibilità, senza costringerlo ad adattarsi ad una comunicazione programmata in modo rigido.

Usa tool di collaborazione visiva

Gli strumenti di collaborazione visiva come Figma, Miro o Whimsical (per citarne alcuni) consentono ai membri del team di design e al cliente di visualizzare il progetto in modo interattivo, rendendo più facile capire come il prodotto funzionerà e come si presenterà. 

Inoltre, utilizzati in modo appropriato, consentono di identificare più facilmente problemi e opportunità di design e di trovare soluzioni efficaci collaborando.

Attraverso questi strumenti è possibile condividere commenti e feedback in modo visivo e contestuale, il che rende più facile per tutti capire ciò che si vuole ottenere. Questo può essere particolarmente importante in progetti complessi in cui alcuni dettagli funzionali possono essere difficili da comunicare con le parole.

Ecco alcune delle metodologie di collaborazione visiva che utilizziamo più di frequente:

• Customer Journey Mapping, una tecnica per mappare il percorso degli utenti tra le varie fasi della loro esperienza ed evidenziare pain-points ed opportunità.    
• Design Pattern Review, ovvero un’analisi dei pattern di design utilizzati da prodotti digitali esistenti per risolvere problemi simili a quelli del prodotto che ci troviamo a progettare.